UWAGA: Poradnik jest pisany na podstawie ogólnych wymagań, niektóre urzędy gminy wymagają dodatkowych dokumentów (np. własne fotokopie umowy najmu mieszkania i polskiego dowodu osobistego lub paszportu itp).
Aby zameldować się pierwszy raz w Belgii, musimy udać się do urzędu gminy (Commune (fr) lub Gemeente (nl)) z różnymi dokumentami. W zależności od miasta, trzeba umawiać się lub nie na spotkanie.
Podczas tego spotkania w urzędzie, otrzymuje się Annexe 19 (fr) lub Bijlage 19 (nl) (najczęściej na różowym papierze) który jest tymczasowym pozwoleniem na pobyt. Na tym dokumencie znajdziemy swój belgijski numer PESEL (Numéro national (fr) lub Rijksregisternummer (nl).
W zależności od urzędu, policjant sprawdzi podany adres pod kątem zamieszkania od razu po tym spotkaniu (w okresie około miesiąca) lub po dostarczeniu wszystkich wymaganych dokumentów (które są wypisane na Annexe 19, najczęściej umowa o pracę dla pracowników, lub zaświadczenie z kasy ubezpieczeniowej dla pracowników z własną działalnością lub jako wspólnicy w spółkach).
Osoby posiadające obywatelstwo jednego z Państw Członkowskich UE lub EOG oraz Szwajcarii mogą zameldować się w Belgii jako:
- Pracownik (na umowę o pracę) – potrzebne dokumenty
- Osoba poszukująca pracę – potrzebne dokumenty
- Osoba prowadząca działalność gospodarczą (Indépendant (fr) lub Zelfstandige (nl), będąca wspólnikiem w spółce (Associé actif (fr) lub actieve vennoot (nl)) lub pomagająca osobie prowadzącej działalność gospodarczą (Aidant-indépendant (fr) lub Zelfstandig helper (nl) – potrzebne dokumenty
- Osoba posiadająca wystarczające środki do życia: emeryt, rencista, rentier, wolontariusz, pracownik w kraju sąsiadującym z Belgią, osoba która jest zależna finansowo od innej osoby lub od partnera (bez ślubu) – potrzebne dokumenty
- Student – potrzebne dokumenty
- Współmałżonek lub odpowiednik ślubu (np. związek partnerski) w innym kraju, innego obywatela UE, EOG lub Szwajcarii – potrzebne dokumenty
- Przodek obywatela UE, EOG lub Szwajcarii – potrzebne dokumenty
- Potomek obywatela UE, EOG lub Szwajcarii – potrzebne dokumenty
- Rodzic (ojciec lub matka) nieletniego Belga – potrzebne dokumenty
Dokumenty potrzebne do pierwszego meldunku w Belgii
Podstawowymi dokumentami potrzebnymi do meldunku jest polski dowód osobisty lub paszport oraz zdjęcia format paszportowy (ilość zależy od urzędu gminy, najlepiej mieć 4 lub 6). Później, w zależności od naszego statusu bedziemy potrzebowali dodatkowe dokumenty:
- Umowa o pracę (na minimum 12 godzin tygodniowo, na min. 3 lub 6 miesięcy w zależności od urzędu lub na czas nieokreślony)
- Zaświadczenie od pracodawcy na dokumencie Annexe 19bis (fr) lub Bijlage 19bis (nl) (Pobierz: Annexe 19bis (fr) lub Bijlage 19bis (nl))
- Jeżeli pracuje się poprzez agencję pracy “intérim”, potrzebujemy umowę o pracę z daną agencją oraz “pasek wynagrodzenia” czyli fiche de paye (fr) lub loonbrief (nl)
- Jeżeli jest się pracownikiem zagranicznym w delegacji, potrzebujemy zaświadczenie A1 + deklarację LIMOSA lub kontrakt między dwoma firmami
- Zaświadczenie z lokalnego urzędu pracy (Actiris w Brukseli, Forem w Walonii oraz VDAB we Flandrii) + dowody na poszukiwanie pracy (CV, listy intencyjne…)
- Pełny wyciąg z bazy firm dotyczący naszej firmy lub spółki wraz z pieczątką – dokument ten dostaniemy w każdym Okienku przedsiębiorczości (niekoniecznie w tym w którym zakładaliśmy firmę)
- po francusku dokument nazywa się: extrait complet de la banque carrefour des entreprises
- po niderlandzku dokument nazywa się: volledig uittreksel van de Kruispuntbank van Ondernemingen
- Zaświadczenie z Kasy Ubezpieczeń Społecznych. Od roku 2016, zaświadczenie musi zostać wysłane bezpośrednio przez Kasę do urzędu gminu drogą elektroniczną (e-mail). Jest to spowodowane fałszowaniem zaświadczeń. Należy skontaktować się ze swoją Kasą, która prześle plik dokumentów do wypełnienia, które wraz z dodatkowymi wymaganymi dokumentami odsyłamy spowrotem. Kasa ma obowiązek przesłać zaświadczenie do Urzędu w ciągu 48h, lecz dobrze jest po tym czasie zadzwonić do Kasy i upewnić się że dokument dotarł, nie brakuje żadnych dokumentów i że zaświadczenie zostało wysłane.
- Emeryt lub rencista: zaświadczenie z ZUS-u o otrzymywanej emeryturze/rencie wraz z miesięczną kwotą + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Rentier: dowód na posiadanie wystarczających środków do życia (zaświadczenie o posiadaniu nieruchomości, wyciąg z konta wraz ze stanem konta wystarczającym na przeżycie…)
- + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Osoba zależna finansowo od innej osoby (żyranta): dowód z zarobkami żyranta (np. “paski wynagrodzenia”), potwierdzenie że osoba jest na utrzymaniu żyranta (zaświadczenie wraz z legalizacją podpisu w urzędzie gminy)+ dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ), później będzie można dopisać się w belgijskim mutuelle (fr)/mutualiteit (nl) pod żyranta
- Wolontariusz: dowód na posiadanie wystarczających środków do życia + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Pracownik w kraju sąsiadującym z Belgią: umowa o pracę + 3 ostatnie “paski wynagrodzenia”+ dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Pracownik z własną działalnością lub spółką w sąsiednim kraju: dokument od księgowego z zarobkami miesięcznymi + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Zaświadczenie z uczelni o byciu zapisanym na studiach + oświadczenie że posiada się wystarczające środki do życia (normalnie urząd gminy da do podpisania gotowy dokument, nazywa się annexe 45 (fr) lub bijlage 45 (nl) który wypełniamy na miejscu) + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Oryginalny akt małżeństwa: przetłumaczony, zaleglizowany lub z apostille w zależności od przypadku. W przypadku polskiego aktu małżeństwa, powinien wystarczyć międzynarodowy którego nie trzeba ani tłumaczyć ani legalizować
- Współmałżonek obywatela Belgii musi dodatkowo donieść: zaświadczenie o posiadaniu nieruchomości lub umowę najmu + dowód na posiadanie dochodów przez drugą osobę + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Zaświadczenie o byciu w związku partnerskim który jest odpowiednikiem belgijskiego ślubu (dokument musi być przetłumaczony i posiadać apostille w zależności od sytuacji)
- W tym wypadku jedynie związki partnerskie zawarte w Niemczech, Danii, Finlandii, Islandii, Norwegii, Wielkiej Brytanii oraz w Szwecji są brane pod uwagę. Dodatkowo, jeżeli partnerem jest obywatel Belgii, trzeba donieść dodatkowe dokumenty zawarte w punkcie o współmałżonkach.
- Akt urodzenia poświadczający relację (przetłumaczony, zalegalizowany lub z apostille w zależności od sytuacji) + prawo do opieki lub pozwolenie od drugiego rodzica (z legalizacją podpisu lub osobiste stawiennictwo drugiego rodzica w urzędzie) jeżeli dziecko niest niepełnoletnie. Jeżeli potomek ma więcej niż 21 lat, trzeba przedstawić dowody na posiadanie dochodów.
- Jeżeli rodzic jest obywatelem Belgii, potrzebne jest zaświadczenie o posiadaniu nieruchomości lub umowę najmu + dowód na posiadanie dochodów przez drugą osobę + dowód na posiadania ubezpieczenia działającego w Belgii (np. karta EKUZ z NFZ)
- Akt urodzenia oraz dowód że się jest na utrzymaniu danej osoby.
- Akt urodzenia poświadczający relację (przetłumaczony, zalegalizowany lub z apostille w zależności od sytuacji) belgijskiego nieletniego + jeżeli te osoby nie mieszkają razem, trzeba dostarczyć dowody na bycie w normalnych relacjach lub relacji finansowej (np. potwierdzenie płacenia alimentów).
W każdym przypadku, jeżeli dziecko melduje się z jednym rodzicem, trzeba udowodnić że posiada się pełne prawa rodzicielskie na wyłączność lub zgodę drugiego rodzica (z legalizacją podpisu lub złożenie zgody przed urzędnikiem w dniu meldunku).
