Belgia, 11-milionowy kraj, przeżywa obecnie silny przyrost liczby pracowników delegowanych. Aktualnie jest tu zarejestrowanych ponad 200 000 delegowanych, przy czym aż połowa w sektorze budowalnym. Dla porównania w 2010 r. było ich aż o 50 proc. mniej.
Polacy, wysyłani do pracy w Belgii, stanowią przeważnie od 10 do 20 proc. tej grupy zatrudnionych. Z tego względu przed podjęciem decyzji o delegowaniu warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi pracy w tym kraju.
Korzystniejsze warunki
Pracodawca delegujący do Belgii ma obowiązek przestrzegać warunków zatrudnienia obowiązujących w tym kraju na podstawie ustaw, Dekretów Królewskich czy układów zbiorowych w zakresie prawa karnego, których celem jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zatrudnionym.
Przepisy te regulują m.in.:
– czas pracy (normy czasu pracy, okresy odpoczynku),
– dni ustawowo wolne od pracy,
– tymczasowe zatrudnianie pracowników,
– bezpieczeństwo w miejscu pracy,
– ochronę wynagrodzenia (czas, sposób i miejsce płatności, dozwolone potrącenia),
– warunki wynagrodzenia,
– inne warunki pracy i zatrudnienia określone przez powszechnie obowiązujący sektorowy układ zbiorowy.
Belgijskie regulacje mają przy tym zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy są korzystniejsze od polskich przepisów. Przykładowo w Belgii, co do zasady obowiązuje przeciętnie 38-godzinny tydzień pracy. Z uwagi na fakt, że w Polsce jest to 40 godzin, w tym zakresie przepisy belgijskie mają zastosowanie z pominięciem polskiej regulacji.
Deklaracja LIMOSA
Jednym z pierwszych obowiązków pracodawcy, który zamierza wysłać podwładnych do świadczenia pracy na terenie Belgii, jest złożenie deklaracji LIMOSA za pośrednictwem aplikacji elektronicznej.
Zgłoszenia należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia pracy przez pracowników. Taką deklarację składa się, aby odpowiednie belgijskie organy mogły zweryfikować, czy pracodawca delegujący właściwie stosuje przepisy krajowe.
Potwierdzeniem prawidłowego przejścia procedury zgłoszenia jest wygenerowanie przez system certyfikatu LIMOSA-1. Przed złożeniem deklaracji warto jednak upewnić się, czy dana działalność nie jest wyłączona z obowiązku dokonywania tej notyfikacji.
Deklaracja LIMOSA zawiera przede wszystkim dane dotyczące delegowanego personelu, pracodawcy zagranicznego oraz osoby upoważnionej do kontaktów (tzw. łącznika do kontaktu z tamtejszą inspekcją pracy). Obowiązkowe informacje, jakich trzeba udzielić we wniosku, to:
– miejsce, w którym usługi są wykonywane (możliwość podania do 5 miejsc pracy w deklaracji),
– dane identyfikacyjne belgijskiego klienta (możliwość podania do 10 belgijskich klientów w deklaracji),
– okres delegowania (maksymalnie 24 miesiące na jedną deklarację),
– dane identyfikacyjne pracownika (do 10 pracowników w deklaracji),
– harmonogram prac,
– dane identyfikacyjne pracodawcy,
– dane kontaktowe i dane identyfikacyjne osoby do kontaktu.
Osoba do kontaktu
Pracodawcy delegujący pracowników do Belgii muszą wyznaczyć osobę do kontaktu (otrzymywania zawiadomień, udzielania informacji, przekazywania dokumentacji belgijskiej inspekcji pracy) i powiadomić o tym fakcie tamtejsze organy (pisemnie bądź w formie wiadomości e-mail). Musi to być osoba fizyczna, a nie prawna. Najlepiej, aby przebywała na terytorium Belgii przez cały okres delegowania. Łącznikiem może być zarówno przedstawiciel pracodawcy, jak też jeden z delegowanych pracowników.
Belgijska inspekcja pracy, zajmująca się legalnością delegowania, może zażądać od wyznaczonej przez pracodawcę osoby udzielania nie tylko informacji, ale również przedkładania określonych dokumentów w celu sprawdzenia zgodności zatrudnienia z warunkami pracy obowiązującymi w Belgii, tj. umowa o pracę, informacje o warunkach delegowania, wysokość wynagrodzenia, godziny pracy itp. W razie braku tych informacji urząd może zakwestionować legalność delegowania do tego kraju. Pracodawcę naraża to na karę grzywny.
Ponad rok to więcej formalności
Jeśli okres delegowania nie przekroczy 12 miesięcy, informacje, jakich mogą żądać belgijskie władze od polskiego pracodawcy, wykazuje się w zgłoszeniu LIMOSA. Jeśli jednak pracownicy zostaną wysłani do Belgii na okres przekraczający rok, to pracodawca powinien przedłożyć dodatkowo inne dokumenty w formie elektronicznej, jak i papierowej, tj.:
1) kopię umowy o pracę delegowanego pracownika,
2) informacje dotyczące wynagrodzenia (waluta wynagrodzenia, świadczenia rzeczowe lub pieniężne otrzymywane w związku z pracą za granicą) oraz warunków powrotu oddelegowanego pracownika do kraju,
3) rejestr godzin pracy wykazujący początek, koniec oraz czas trwania dziennego czasu pracy oddelegowanego pracownika,
4) dowody zapłaty wynagrodzenia na rzecz delegowanego pracownika.
Pracodawca delegujący do Belgii ma obowiązek sporządzać i przechowywać odcinki wypłaty oraz zapisów na indywidualnych kontach pracownika. Belgijska inspekcja pracy może zażądać przedstawienia tych dokumentów, jak również kwestionować ich poprawność i wymagać sporządzania ich zgodnie z tamtejszym prawem, gdy te nie zawierają większości elementów zgodnych z belgijskimi wytycznymi. Na żądanie inspekcji pracy pracodawca musi dostarczyć tłumaczenie tych dokumentów w jednym z języków urzędowych Belgii (francuski, niderlandzki bądź niemiecki) lub w języku angielskim.
Inspekcja pracy ma prawo w ciągu roku po upływie okresu delegowania żądać od pracodawcy przedłożenia ww. dokumentów wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym. Po upływie tego czasu uprawnienie to wygasa.
Za nieprzestrzeganie tych obowiązków pracodawca może zostać ukarany karą administracyjną bądź z tytułu wykroczeń do kwoty 4000 EUR za każdego zatrudnionego, co do którego zostaną stwierdzone nieprawidłowości.
Jaki sektor, taka płaca.
Płaca minimalna w Belgii nie jest ustalona przez prawo, ale przez organy ds. konsultacji społecznych. Wysokość minimalnego wynagrodzenia zależy zatem od sektorów działalności, w których pracownicy świadczą pracę. Siatki wynagrodzeń są ustalane w zależności od sytuacji pracowników (staż pracy, poziom odpowiedzialności).
Na przykład w sektorze budowlanym młody pracownik musi otrzymać co najmniej 14,19 EUR brutto za godzinę, a brygadzista nie mniej niż 20,5 EUR brutto. W przypadku prac przy konstrukcjach metalowych jest to co do zasady 11,93 EUR, w przemyśle chemicznym przy 38-godzinnym tygodniu 11,90 EUR, a w branży elektrycznej nie mniej niż 13,22 EUR.
Brak zapłaty minimalnego wynagrodzenia podlega karze grzywny do kwoty 4000 EUR za każde wynagrodzenie oraz za każdego z delegowanych pracowników, w przypadku którego zostaną stwierdzone nieprawidłowości w tym zakresie.
Z uwagi na specyficzne uwarunkowania m.in. w branży budowalnej, jak i przetwórstwa mięsnego, przed delegowaniem pracowników do tych prac, warto upewnić się, jakie dodatkowe obowiązki związane są z delegowaniem zatrudnionych do Belgii w tych sektorach.
10 dni na rejestrację…
Osoby delegowane do Belgii również muszą dopełnić kilku formalności, aby nie narazić się na grzywnę.
W przypadku pobytu, który ma być krótszy niż 90 dni, wystarczy złożenie prostej deklaracji w urzędzie gminy właściwej dla miejsca pobytu. Należy to zrobić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni liczonych od dnia przybycia. Ze składania deklaracji zwolnieni są wyłącznie ci pracownicy, którzy w czasie pobytu w Belgii będą nocowali w hotelu.
Jeśli pobyt w Belgii ma przekroczyć 90 dni, wymagana jest rejestracja w rejestrze ludności prowadzonym przez gminę miejsca pobytu. W tym przypadku pracownik również ma 10 dni na załatwienie formalności.
Tylko dla Europejczyków
Sytuacja się komplikuje, gdy delegowanym jest pracownik niebędący obywatelem UE czy EOG. Musi on zgłosić się w ciągu 3 dni, aby złożyć ww. deklarację, a jeśli przyjedzie na dłużej niż 90 dni – musi uzyskać zezwolenie na pracę. Przepisy belgijskie przewidują zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, gdy pracownik delegowany spełni następujące warunki:
1) posiada w państwie (UE bądź EOG), w którym mieszka, zezwolenie na pobyt dłuższy niż trzy miesiące,
2) posiada w państwie miejsca zamieszkania zezwolenie na pracę ważne na czas wykonywania usług w Belgii,
3) ma umowę o pracę,
4) posiada paszport lub kartę pobytu na okres co najmniej równy okresowi trwania delegowania do Belgii.
Z dokumentem do klienta
Belgijskie prawo przewiduje również obowiązek przedłożenia przez pracownika – przed rozpoczęciem świadczenia pracy na terenie Belgii – certyfikatu LIMOSA-1 belgijskiemu klientowi, na rzecz którego będzie on wykonywał pracę. Jeżeli pracownik nie jest w stanie przedstawić dokumentu prawnego, belgijski klient musi powiadomić o tym tamtejsze władze.
Na miejscu pracownik zostanie również poproszony o przedłożenie europejskiego certyfikatu A1, potwierdzającego podleganie ubezpieczeniom społecznym w kraju pochodzenia. Warto zatem zadbać o dopełnienie tych formalności przed skierowaniem zatrudnionych do miejsca pracy w Belgii.
Kwestia podatków
Pracownik delegowany do Belgii ma obowiązek zadeklarować swoje dochody i płacić podatki w Belgii dopiero wtedy, gdy przebywa na terytorium tego kraju ponad 183 dni w okresie 12 miesięcy (rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym). Tak wynika z art. 15 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Belgii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zapobiegania oszustwom podatkowym i uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisanej w Warszawie 20 sierpnia 2001 r.
W praktyce wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu w państwie, w którym wykonuje on pracę (w Belgii) oraz w państwie miejsca zamieszkania (w Polsce), przy zastosowaniu metod unikania podwójnego opodatkowania określonych odpowiednio w art. 23 Konwencji, w szczególności metody wyłączenia z progresją.
Kierowanie do pracy
Sytuacja, gdy pracownik jest kierowany do pracy na rzecz innego pracodawcy, który przejmuje nad tym zatrudnionym kierownictwo (udostępnianie personelu), jest ściśle uregulowana przez prawo belgijskie. Jeżeli pracodawca (zwany użytkownikiem), do którego został wysłany pracownik, sprawuje władzę nad oddelegowanymi pracownikami, jest uważany za ich pracodawcę i solidarnie odpowiada za wypłatę wynagrodzeń i innych składek na ubezpieczenie społeczne razem z pracodawcą z siedzibą w Polsce. Od tej zasady ustawodawstwo przewiduje pewne wyjątki, takie jak udostępnianie w ramach tej samej grupy spółek (np. między spółką matką a spółką zależną).
Agencja pracy tymczasowej z siedzibą w Polsce może oferować swoje usługi wyłącznie w Belgii, jeśli pomyślnie przejdzie procedurę zatwierdzającą przez władze belgijskie. Uznanie to należy uzyskać na poziomie każdego regionu.
Na przykład zagraniczna spółka, która uzyska aprobatę dla Regionu Brukseli, nie może wysyłać pracowników tymczasowych do Flandrii lub Walonii. Musiałaby na to uzyskać uprzednią zgodę każdego z regionów, w którym mieliby świadczyć pracę delegowani pracownicy.
W przypadku nieprzestrzegania procedury zatwierdzenia, umowa między agencją pracy tymczasowej a firmą użytkownika zostanie uznana za nieważną. W związku z tym, jeśli belgijska firma korzystająca z pracowników tymczasowych nie zapłaci faktur, polska firma nie może wszcząć postępowania sądowego i dochodzić zapłaty za udostępniony personel. Ostatnie orzecznictwo potwierdza surowe podejście belgijskich sądów w tym zakresie.
Belgijskie władze i sądy nie są pobłażliwe w sytuacji jakichkolwiek naruszeń tamtejszego [belgijskiego] prawa. Z tego powodu zaleca się, aby umowy o pracę czy porozumienia, na podstawie których pracownicy zostaną delegowani do pracy w Belgii, były zgodne z prawem tego kraju. Jest to istotne w szczególności w obliczu tego, że sankcje za brak zgodności przepisów mogą być dla pracodawcy bardzo dotkliwe. Może to być kara grzywny czy uznanie nieważności zawartej umowy.
